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Politique en matière d’approvisionnement

Date d’entrée en vigueur

Cette politique est en vigueur depuis le 30 novembre 2016 et remplace la politique en matière de contrats publiée le 16 septembre 2009.

Objectif de la politique et but général

L’objectif de la politique en matière d’approvisionnement du Musée canadien pour les droits de la personne (Musée ou MCDP) est d’acquérir les biens et services d’une manière équitable, ouverte et transparente, et qui soutient la réalisation efficace et économique du mandat du Musée tel qu’établi dans la Loi sur les musées.

Afin d’atteindre cet objectif, le Musée : délimitera les responsabilités du conseil d’administration et de la direction du Musée ayant trait aux activités liées aux contrats et à l’approvisionnement du Musée, établira les principes généraux qui guideront les activités liées aux contrats et à l’approvisionnement du Musée, décrira les principes spécifiques qui régiront les activités liées aux contrats et à l’approvisionnement du Musée, et veillera à ce que le MCDP satisfait ou surpasse les exigences applicables aux sociétés d’État ayant trait aux accords commerciaux et aux lois.

Le Musée se procurera des biens et services de façon à offrir la meilleure valeur à l’État et, lorsque c’est approprié, accordera une préférence à des groupes axés en particulier sur le développement régional et économique.

Le Musée ne fragmentera pas les contrats ni ne fera d’efforts afin d’éviter les exigences établies dans les domaines suivants :

  • délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines;
  • processus concurrentiel d’appel d’offres;
  • présentation de rapports.

Application

La présente politique s’applique à tous les membres du personnel, les gestionnaires, les cadres et les membres du conseil d’administration du MCDP. Les contributions « en nature » ne font pas partie du champ d’application de la présente politique.

Références 

Externes :
Accord sur le commerce extérieur
Loi sur les musées

Internes :
Politique sur la délégation des pouvoirs (en anglais seulement)
Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines (en anglais seulement)
PROPRO-1.0 : Processus délégué en matière d’approvisionnement [en anglais seulement]
PROPRO-3.0 : Processus d’appel d’offres [en anglais seulement]
PROPRO-6.0 : Processus d’évaluation [en anglais seulement]
PROPRO-7.0 : Processus de commande subséquente à une entente de services ou une offre à commandes [en anglais seulement]
PROPRO-8.0 : Processus lié aux exceptions en matière d’approvisionnement [en anglais seulement]
PROPRO-9.0 : Conflit d’intérêts (groupe d’évaluation officielle) [en anglais seulement]

Responsabilités en matière d’approvisionnement 

  1. Conseil d’administration
    1. Responsable envers le Parlement, par l’entremise du ou de la ministre du Patrimoine canadien.
    2. Doit examiner et approuver tous les contrats selon les seuils indiqués dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines.
  2. Président-directeur général ou présidente-directrice générale (PDG)
    1. Responsable envers le conseil d’administration.
    2. Doit examiner et approuver tous les contrats selon les seuils indiqués dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines.
  3. Chef des opérations financières (COF)
    1. Responsable d’appuyer le ou la PDG en coordonnant les documents et les rapports requis en matière de contrats.
    2. Doit examiner et approuver tous les contrats liés à son budget selon les seuils indiqués dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines.
    3. Doit présenter un rapport trimestriel au Comité de vérification et de la gestion du risque à l’égard de tous les contrats dont la valeur totale dépasse 100 000 $ (doit inclure le nom du fournisseur, la valeur du contrat, la durée du contrat et l’objet du contrat).
    4. Doit présenter un rapport trimestriel au conseil d’administration à l’égard des futurs contrats prévus d’une valeur de plus 500 000 $.
  4. Gestionnaire de l’approvisionnement
    1. Tient à jour la Politique en matière d’approvisionnement, ainsi que les processus, formulaires ou formations relatives aux contrats et à l’approvisionnement.
    2. S’assure que les exigences décrites dans la Politique en matière d’approvisionnement sont comprises et respectées.
    3. Responsable du suivi et du signalement des exceptions en matière d’approvisionnement de moins de 25 000 $.
    4. Responsable de la gestion de toute demande d’exception en matière d’approvisionnement de 25 000 $ et plus.
    5. Responsable du suivi de toute modification de contrat qui augmente la valeur du contrat original de 20 % ou plus; doit présenter un rapport trimestriel au ou à la COF.
  5. Membre du personnel
    1. Doit examiner et approuver tous les contrats liés à son budget selon les seuils indiqués dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines.
    2. Selon son niveau de délégation, s’assurer que toutes les politiques et les procédures en matière d’approvisionnement et de contrats sont respectées.
    3. Comprendre et respecter la Politique en matière d’approvisionnement.

Pouvoirs contractuels et limites

Le Musée respectera les pouvoirs contractuels tels que définis dans la Délégation des pouvoirs de signature en matière de finances et de ressources humaines.

Méthode d’approvisionnement

Le Musée se procurera des biens et services de la façon la plus économique parmi les choix suivants : demande de propositions (DP), demande de propositions avec négociation (DPN), demande d’offres (DO), demande d’offres de services (DOS), demande de devis (DD), demande de présélection (DPS), demande d’offres à commandes (DOC), commandes subséquentes à l'offre à commandes, et achats auprès d’une source unique (ASU).

Le processus d’approvisionnement sera effectué comme suit :

Valeur

Processus

Responsable

Préalable

Outils

Jusqu’à 999,99 $

 

 

Un devis

Détenteur du budget ou sa personne déléguée

Budget disponible

-

De 1 000 à 9 999,99 $

Trois devis, informel, sur invitation

Détenteur du budget ou sa personne déléguée

Budget disponible

Processus d’approvisionnement délégué*, commande subséquente à une entente de services ou une offre à commandes, ou fournisseur présélectionné par l’entremise d’une DPS                                                                                                                                                    

De 10 000 à 24 999,99 $

Trois devis, processus officiel, sur invitation

Détenteur du budget ou sa personne déléguée

Budget disponible

Processus d’approvisionnement délégué*, commande subséquente à une entente de services ou une offre à commandes, ou fournisseur présélectionné par l’entremise d’une DPS                                                                                                                                                   

Services ou construction, valeur de 25 000 à 100 000 $

Processus officiel sur invitation

Gestionnaire de l’approvisionnement et le détenteur du budget ou sa personne déléguée et son équipe

Mandat de projet approuvé

Processus de sollicitation, DD, DP, DPN, DOC, DO, DOS

Biens d’une valeur de 25 000 $ et plus

Affichage public

Gestionnaire de l’approvisionnement et le détenteur du budget ou sa personne déléguée et son équipe

Mandat de projet approuvé ou résumé et approbation de la portée du projet

Processus de sollicitation, DP, DPN, DOC, DO, DOS

Services ou construction, valeur de 100 000 $ ou plus

Affichage public

Gestionnaire de l’approvisionnement et le détenteur du budget ou sa personne déléguée et son équipe

Mandat de projet approuvé ou résumé et approbation de la portée du projet

Processus de sollicitation, DP, DPN, DOC, DO, DOS

*Lorsqu’on utilise le processus d’approvisionnement délégué, les activités d’approvisionnement sont déléguées au détenteur du budget ou sa personne déléguée; cependant, les contrats, les ententes et les achats passeront par le service d’approvisionnement pour examen et mise au point définitive.

Exceptions aux méthodes d’approvisionnement

Au cours des activités quotidiennes au Musée, des mesures exceptionnelles pourraient être nécessaires en matière d’approvisionnement, dans des circonstances comme :

  • lorsqu’il existe une situation d’urgence imprévisible et que les produits, les services ou les travaux de construction ne peuvent être obtenus en temps utile par l’application de procédures ouvertes d’approvisionnement;
  • l’acquisition de biens ou de services d’experts-conseils à l’égard de questions confidentielles ou de caractère privilégié, où la divulgation d’information dans le cadre de procédures ouvertes d’approvisionnement pourrait avoir des conséquences néfastes;
  • lorsqu’aucune soumission n’a été présentée dans le cadre de procédures ouvertes d’approvisionnement;
  • si le MCDP doit assurer la compatibilité avec des produits existants, des licences ou des droits d’auteur, ou dans la situation où des produits spécialisés ne peuvent être entretenus que par le fabricant ou son représentant;
  • pour des travaux devant être exécutés sur un bien par un entrepreneur, conformément aux dispositions d’une garantie visant le bien ou les travaux originaux;
  • lorsqu’il s’agit d’un contrat devant être adjugé au lauréat d’un concours de conception.

Afin de garantir que le Musée applique ces exceptions de façon appropriée, celui-ci s’assurera de : 

  1. documenter de telles exceptions selon le processus approprié et les modèles pertinents pour l’exception;
  2. pouvoir démontrer que le besoin de recourir à l’exception était imprévisible;
  3. demander l’approbation préalable de l’exception, lorsque la situation le permet.

Non-application 

Les seuils et les processus décrits dans la présente politique ne s’appliquent pas dans les cas suivants :

  1. des services qui doivent être fournis par des professionnels agréés;
  2. l’acquisition de biens ou de services qui sont considérés uniques ou une œuvre d’art originale, y compris des services de photographie;
  3. un contrat ou une entente avec n’importe quel autre organisme public, organisme sans but lucratif, groupe philanthropique ou musée;
  4. l’achat de biens destinés à la revente au public;
  5. des contrats portant sur des biens immobiliers ou sur la location de biens;
  6. les voyages, le réseautage, les activités d’accueil, les occasions de formation et d’études;
  7. les services de publicité et de relations publiques.

Conflit d’intérêts

Tout membre du personnel qui négocie un contrat ou qui participe à une décision relative à un contrat doit déclarer s’il y a un conflit d’intérêts conformément au Code de conduite professionnelle du MCDP.

Pour toute sollicitation ayant un budget annuel total de 25 000 $ ou plus, les membres de l’équipe d’évaluation signeront un formulaire de confidentialité propre au projet.

Gestion des relations avec les fournisseurs

Le Musée mène ses activités relatives aux contrats de façon ouverte et équitable. Pour maintenir des communications solides et efficaces, le Musée fera ce qui suit :

  1. communiquer avec un fournisseur sur demande;
  2. conserver la documentation portant sur les expériences contractuelles positives et négatives, lorsque cette documentation existe;
  3. documenter les expériences contractuelles médiocres qui seraient désavantageuses dans le cadre de futurs travaux ou contrats de services;
  4. exécuter les étapes de fin de contrat afin de s’assurer que les deux partis continuent à se développer et bénéficient des réussites et des leçons apprises.

Le Musée affichera le processus d’appel sur son site Web pour démontrer qu’il s’engage à des mesures d’approvisionnement ouvertes, transparentes et équitables.